فن كتابة الرسائل الإدارية

الرسائل الإدارية هي وسيلة من وسائل التواصل الكتابي داخل المؤسسات والشركات، وهي تعبر عن العلاقات والمعاملات والمواقف والمشاكل والحلول بين الأفراد والإدارات والأقسام المختلفة. الرسائل الإدارية تحمل أهمية كبيرة في تنظيم وتسيير وتطوير العمل وتحقيق الأهداف والمصالح المشتركة.

لكي تكون الرسائل الإدارية صالحة ومقبولة وفعالة، يجب أن تتوفر فيها بعض المواصفات الفنية التي تتعلق بالشكل والمضمون، وهي كالتالي:

- الورق: يجب أن يكون الورق المستخدم في كتابة الرسائل الإدارية من نوعية جيدة وناصع البياض ومناسب للطباعة والتصوير والحفظ، ويفضل أن يكون موحد الحجم والشكل في كل المؤسسة أو الشركة.

- المسافات: يجب أن تكون المسافات بين السطور والفقرات والعناصر متناسقة ومتوازنة ومريحة للعين، ويفضل أن تكون بين 1.5 إلى 2 سم.

- الهوامش: يجب أن تكون الهوامش حول الورق مناسبة للقراءة والتعليق والتوقيع والختم، ويفضل أن تكون بين 2.5 إلى 3.5 سم.

- الخط: يجب أن يكون الخط المستخدم في كتابة الرسائل الإدارية واضح ومنظم ومحترم، ويفضل أن يكون من نوع Times New Roman أو Arial أو Tahoma أو Calibri، وبحجم 12 أو 14.

- التنسيق: يجب أن يكون التنسيق للرسائل الإدارية موحد ومتبع للقواعد والمعايير المتعارف عليها، ويشمل استخدام العناوين والترقيم والتنقيط والتعليمات والتراجعات والمحاذاة والتظليل والتأطير والتلوين والتسطير والتعديل والتصحيح.

لكي تكون الرسائل الإدارية مؤثرة ومقنعة ومحققة للغايات المرجوة، يجب أن تتمتع ببعض الخصائص والأسلوب الذي يجب اتباعه في كتابتها، وهي كالتالي:

- الوضوح: يجب أن تكون الرسائل الإدارية واضحة في مضمونها ومعناها وغايتها، وأن تستخدم اللغة السليمة والمفهومة والمناسبة للموضوع والمخاطب، وأن تتجنب الغموض والتعقيد والتكرار والاختصار المبالغ فيه.

- الاختصار: يجب أن تكون الرسائل الإدارية مختصرة في طولها وعباراتها، وأن تحتوي على المعلومات الضرورية والمهمة فقط، وأن تتجنب الزيادة والتفصيل والشطح والإسهاب.

- الدقة: يجب أن تكون الرسائل الإدارية دقيقة في بياناتها ومصادرها وأرقامها وتواريخها وأسمائها، وأن تتحقق من صحة المعلومات والإشارات والإقتباسات والمراجع، وأن تتجنب الخطأ والتناقض والتضليل والتزوير.

- اللباقة: يجب أن تكون الرسائل الإدارية لبقة في ألفاظها وعباراتها، وأن تستخدم الكلمات الرقيقة والمحترمة والمهذبة والمودبة، وأن تتجنب الكلمات الفظة والمهينة والمسيئة والمتهمة.

- الاحترام: يجب أن تكون الرسائل الإدارية محترمة للمخاطب وللمخاطب إليه، وأن تعبر عن التقدير والتثمين والتقدير والتنويه، وأن تتجنب الإهانة والإساءة والتجريح والتحقير.

لكي تكون الرسائل الإدارية مرتبة ومنظمة ومتكاملة، يجب أن تحتوي على بعض العناصر والمكونات الأساسية التي تشكل هيكلها ومحتواها، وهي كالتالي:

- العنوان: هو الجزء الأول من الرسالة الإدارية، ويحتوي على اسم وعنوان وشعار ورمز المؤسسة أو الشركة المرسلة، ويوضع في أعلى الورق في الوسط أو اليمين.

- المرجع: هو الجزء الثاني من الرسالة الإدارية، ويحتوي على رقم وتاريخ ومكان الرسالة، ويوضع تحت العنوان في اليمين أو اليسار.

- الموضوع: هو الجزء الثالث من الرسالة الإدارية، ويحتوي على عنوان مختصر وموجز يوضح محتوى و

- الغاية من الرسالة، ويوضع تحت الموضوع في الوسط أو اليسار.

- المخاطب: هو الجزء الرابع من الرسالة الإدارية، ويحتوي على اسم وعنوان ورتبة ومسمى الشخص أو الجهة المخاطبة، ويوضع تحت الغاية في اليمين أو اليسار.

- المخاطب إليه: هو الجزء الخامس من الرسالة الإدارية، ويحتوي على اسم وعنوان ورتبة ومسمى الشخص أو الجهة المخاطبة إليها، ويوضع تحت المخاطب في اليمين أو اليسار.

- المحتوى: هو الجزء السادس والأهم من الرسالة الإدارية، ويحتوي على نص الرسالة المكتوب بلغة سليمة ومنطقية ومنظمة، ويتكون من مقدمة وجوهر وخاتمة، ويوضع تحت المخاطب إليه في الوسط.

- التوقيع: هو الجزء السابع من الرسالة الإدارية، ويحتوي على اسم وتوقيع وختم المرسل، ويوضع في أسفل الورق في اليمين أو اليسار.

- المرفقات: هي الجزء الثامن والأخير من الرسالة الإدارية، وتحتوي على الوثائق أو الصور أو الجداول أو الرسوم البيانية أو غيرها من الملحقات التي تدعم أو توضح أو تفسر محتوى الرسالة، وتوضع في آخر الورق أو في ورق منفصل مع ذكر عددها وأسمائها.

تنوعت الرسائل الإدارية حسب الغرض والموضوع والمستوى والمخاطب والمخاطب إليه، ومن أهم أنواعها:

- الرسائل الداخلية: هي التي تتبادل بين الأفراد أو الإدارات أو الأقسام المختلفة داخل نفس المؤسسة أو الشركة، وتتعلق بالأمور الإدارية أو الفنية أو المالية أو القانونية أو غيرها من الأمور المتعلقة بالعمل.

- الرسائل الخارجية: هي التي تتبادل بين المؤسسة أو الشركة والجهات الخارجية مثل العملاء أو الموردين أو الشركاء أو الجهات الرسمية أو غير الرسمية، وتتعلق بالعروض أو الطلبات أو العقود أو الشكاوى أو الدعاوى أو غيرها من الأمور المتعلقة بالتعاون أو التنافس.

- الرسائل الرسمية: هي التي تتبادل بين المؤسسة أو الشركة والجهات العليا أو المسؤولة مثل الوزارات أو الهيئات أو المجالس أو السفارات أو المنظمات، وتتعلق بالتقارير أو الإحصائيات أو الخطط أو السياسات أو القرارات أو غيرها من الأمور المتعلقة بالتبليغ أو الإخضاع أو الإلتزام.

- الرسائل غير الرسمية: هي التي تتبادل بين المؤسسة أو الشركة والجهات الأخرى مثل الأصدقاء أو الزملاء أو الأقارب أو الجمهور، وتتعلق بالتهاني أو التعازي أو الدعوات أو الشكر أو التبريكات أو غيرها من الأمور المتعلقة بالتواصل الاجتماعي أو الإنساني.

- الرسائل الطلبية: هي التي تتضمن طلباً معيناً من المخاطب إلى المخاطب إليه، مثل طلب توفير خدمة أو منتج أو معلومة أو تسهيل أو تأجيل أو تعديل أو غيرها من الأمور المتعلقة بالحاجة أو الرغبة.

- الرسائل التعليمية: هي التي تتضمن تعليماً أو توجيهاً أو إرشاداً من المخاطب إلى المخاطب إليه، مثل تعليم تنفيذ مهمة أو مشروع أو عملية أو توجيه اتباع سياسة أو قانون أو نظام أو إرشاد اتخاذ قرار أو حل مشكلة أو غيرها من الأمور المتعلقة بالتدريب أو التأهيل أو التطوير.

- الرسائل التنبيهية: هي التي تتضمن تنبيهاً أو تحذيراً أو إنذاراً من المخاطب إلى المخاطب إليه، مثل تنبيه عن خطر أو مخاطرة أو تحذير عن عقوبة أو غرامة أو إنذار عن إنهاء أو إلغاء أو تعليق أو غيرها من الأمور المتعلقة بالوقاية أو الحماية أو الردع.

- الرسائل التقديرية: هي التي تتضمن تقديراً أو تكريماً أو تشجيعاً من المخاطب إلى المخاطب إليه، مثل تقدير جهد أو عمل أو إنجاز أو تكريم تميز أو إبداع أو إبتكار أو تشجيع تحسين أو تطور أو تقدم أو غيرها من الأمور المتعلقة بالإعتراف أو الإمتنان أو الحفز.

في هذه المقالة، تحدثنا عن فن كتابة الرسائل الإدارية، وأهميتها في التواصل الفعال والمهني داخل وخارج المؤسسات والشركات. وبينا الجوانب الفنية والخصائص والمكونات والأنواع المختلفة للرسائل الإدارية، وأعطينا بعض الأمثلة والمصادر المفيدة للمزيد من الاطلاع والتعلم. نأمل أن تكون هذه المقالة قد أفادتك في تطوير مهاراتك في كتابة الرسائل الإدارية بشكل صحيح ومقنع ومحقق للأهداف المرجوة.